Kontrola při podnikání v hotelnictví a turismu

Význam kontroly pro řízení podniku Kontrola má své nezastupitelné místo v průběhu manažerských aktivit na všech stupních řízení. Smyslem kontrolování je získat objektivní před¬stavu o řízené realitě, tj. o plnění plánovaných cílů a stupni realizace přijatých rozhodnutí. Kontrolování je proces sledování, rozboru a přijetí závěrů v případě, že vznikly souvislosti s odchylkami mezi plánem a jeho realizací.

Zjištěné od¬chylky mohou být

• významné – je nutné přijmout opatření a následně je realizovat

• nevýznamné, kdy není nutné na ně reagovat

Kontrolní činnost plní následující funkce:

• kontrolní – spočívá v objektivním zjišťování a vyhodnocování skutečné¬ho stavu v porovnání s danými kritérii

• preventivní – samotná existence kontroly vyvolává vědomě i podvědo¬mě vyšší odpovědnost pracovníků při realizaci stanovených úkolů

• eliminační – na základě kontroly jsou v případě zjištěných nedostatků učiněny zásadní zásahy, které zamezují vzniku nežádoucích situací

Fáze kontrolního procesu

1. získávání a výběr informací

• primární informace – získané přímým sledováním kontrolované skutečnosti

• sekundární informace – získané z různých zdrojů (statistiky, zprávy, hlášení apod.)

2. ověřování správnosti informací

• po formální a věcné stránce

3. hodnocení

• srovnání získaných informací se standardy (plány, normy), v čase (v různých časových obdobích) a v prostoru (srovnání více provozoven nebo s konkurencí)

4. návrhy a opatření

• odpovídá-li plán skutečnosti, tak nejsou nutná

• jinak je potřeba přijmout rozhodnutí, která povedou ke zlepšení situace

5. zpětná kontrola

• ověření správnosti

• opatření

Druhy kontroly

Podle místa:

• přímá: pochůzky po pracovišti, inventura

• nepřímá: výkazy, zprávy, porady

Podle času:

• předběžná: kalkulace, průzkum potřeb, hodnocení navržených variant

• průběžná: operativní porady

• následná: účetnictví, finanční analýza, kolaudace

Podle doby trvání:

• nepřetržitá: každý výrobek prochází kontrolou

• občasná pravidelná: inventarizace, finanční analýza

• občasná nepravidelná: namátková kontrola, předávací inventura

Podle rozsahu:

• dílčí: kontrola nákladů, výpočet efektivnosti

• komplexní: celá finanční analýza

Kontrola správnosti účetních zápisů

Formální

• znamená, že přezkušujeme dodržení zásady podvojnosti

• Shodu počátečních stavů, obratů a zůstatků mezi syntetickými a analytickými účty

• formální správnost se ověřuje na konci měsíce sestavením:

• předvahy – obratová předvaha – zjišťujeme , zda všechny účetní případy byly zúčtovány podvojně, obratová zůstatková – obsahuje kromě obratů i počáteční stavy a konečné zůstatky
• kontrolní soupisky analytických účtů – kontrola vazby mezi synt. a analytickými účty

Věcná správnost – kontrolujeme, zda stavy na účtech jsou v souladu se skutečností – inventarizace

ÚČTOVÁNÍ INVENTARIZAČNÍCH ROZDÍLŮ

MANKO

1. Ztráty jsou provozními náklady – účet 501 – Spotřeba materiálu:

2. Manka zjištěná inventurou se účtují na zvláštní účet 549 – Manka a škody:

3. Částky náhrad u tohoto typu mank a škod se účtují na účet 648 – Ostatní provozní výnosy se souvztažným zápisem na vrub účtu 335 – Pohledávky za zaměstnanci. Jde o provozní výnos a současně o pohledávku za odpovědným pracovníkem:

4. Náhrada může být složena v hotovosti, převedena na účet zaměstnavatele srážkou ze mzdy nebo uhrazena na běžný účet:

5. Škody mimořádného charakteru se účtují na účet 582 – Škody se souvztažným zápisem na příslušném účtu zásob.

PŘEBYTEK

Přebytky vznikají, jestliže skutečný stav zásob na skladě, zjištěný při inventarizaci, je vyšší než ten, který je uveden v účetnictví. Je to vlastně materiál (nebo jiný druh zásob), který na skladě je, ale nebyl zaúčtován do příjmu.

Může jít o dva případy:

1. skutečné fyzické přebytky zásob se účtují jako provozní výnos na účtu 648 – Ostatní provozní výnosy a současně jako zvýšení stavu materiálu na příslušném účtu aktiv:
2. druhý případ by nastal v případě, že by byly zaměněny druhy materiálu, vznikly nepřesnosti při přepočítávání cen či měrných jednotek. V tomto případě by se přebytky považovaly za opravu (snížení nákladů) na účtu 501 – Spotřeba materiálu. Tento případ, který nastává nepřesnou prací při evidenci ve skladě, by vůbec neměl nastat.

VNÍTŘNÍ A VNĚJŠÍ KONTROLA V HOTELU A RESTAURACI

Do systému kontrolní činnosti zařazujeme také různé typy auditů, které jsou prováděny buď na základě povinnosti vyplývající ze zákona, nebo na objednávku. Nejznámější sféra aplikace auditu je v oblasti účetní a daňo¬vé, kdy dochází k ověřování správnosti a úplnosti účtování a potvrzení věrohodnosti vykázaných výsledků. Kontrolní činnost není jen vnitřní záležitostí podniků, ale mohou být kontrolovány i z vnějšku. Následnou kontrolu podnikových činností mohou provádět různé instituce, které k tomu mají oprávnění ze zákona, např. živnostenský úřad, finanční úřad, Česká ob¬chodní inspekce apod.

Nejvyšší kontrolní úřad (NKÚ)

• je nezávislý kontrolní orgán ČR

• je oprávněn vykonávat kontrolu hospodaření se státním majetkem a s finančními prostředky vybíranými na základě zákona ve prospěch PO

Česká obchodní inspekce (ČOI) Je orgánem státní správy, který kontroluje PO a FO prodávající zboží, poskytující služby nebo vyví¬jející jinou činnost na vnitřním trhu.

Předmětem kontroly je hlavně:

• dodržování podmínek stanovených k zabezpečení jakosti zboží nebo výrobků včetně zdravotní nezávadnosti, zejména dodržování norem při výrobě a norem při přípravě jídel a nápojů, podmínek pro skladování a dopravu a požadavků na osobní hygienu a hygienickou nezávadnost provozu

• zjištění, zda zboží je prodáváno v míře, v množství, v hmotnosti nebo v jakosti požadovaných nebo stanovených obecně závazným právním předpisem, technickou normou nebo jiným závazným způsobem,

• zjištění, zda zboží, služby nebo jiné činnosti jsou účtovány v souladu s cenami, se kterými byl spotřebitel seznámen atd.

Hygienická služba

• je orgánem ministerstva zdravotnictví, zabez¬pečuje péči o zdraví lidu

• svoji činnost vykonává prostřednictvím okresní¬ho hygienika, který řídí, provádí a zajišťuje hygienický dozor a dává závaz¬né pokyny k odstranění závad

• sleduje dodržování platných předpisů

• vykonávají dozor nad epidemiologicky rizikovými skupinami potravin

• provádí opatření proti vzniku a šíření přenosných chorob

• stanoví mimořádná opatření při epidemii včetně opatření oběhu potravin

• jsou oprávněny zakázat určité činnosti, které mohou ohrožovat zdraví osob

• mohou vydávat příkaz ke zničení zdravotně závadných výrobků nebo jejich použití pro jiné účely

Finanční orgány

• jsou řízeny Ministerstvem financí ČR

• kon¬trolují vedení účetnictví, vykazování a odvod daní a poplatků a další kont¬rolní činnosti

Česká národní banka

• kontroluje dodržování devizových předpisů, směnárenskou činnost, vykonává dohled nad prováděním dalších bankovních činností apod.

Policie České republiky

• plní úkoly ve věcech veřejného pořádku a bez¬pečnosti

• zajišťování veřejného pořádku a nočního klidu

• dodržování zákona o ochraně před alkoholismem a jinými toxikomániemi

• přihlašování občanů k ubytování atd.

Dodržování hygienických a technologických postupů

• základní povinností při výrobě jídel je zajištění hygieny stravovacího pro¬vozu

• tradiční kontrolní postupy se soustřeďují na povrchovou čistotu míst a zařízení určených pro přípravu pokrmů, avšak neviditelné kontaminanty se mohou rozmnožit a způsobit závadnost pokrmů a onemocnění

• proto byl vyvinut program HACC (Hazard Analysis Critical Control Points – ana¬lýza nebezpečí a kritické kontrolní body)

• v současné době byl tento pro¬gram přijat jako všeobecně účinný program pro předcházení nebezpečí kontaminace potravin během jejich zpracování, uchovávání a výdeje

• kritický kontrolní bod se nachází všude tam, kde může dojít ke kontaminaci, znehodnocení nebo ke snížení kvality dopravovaných, zpracovávaných či uchovávaných potravin

• uplatňování systému HACCP je možné provádět v provozech, které od¬povídají podmínkám stanoveným v legislativě pro podnikání v této oblasti

Patří sem:

• stavební a technická způsobilost provozu a vodního zdroje

• systém skladového hospodářství – kontroly příjmu a skladování zásob

• plány údržby technologického zařízení

• revize elektrických spotřebičů a harmonogramy oprav

• plány školení a vzdělávání pracovníků

• systém zajištění hygienických podmínek – sanitační plány, dezinfekce, deratizace, odstraňování odpadu

Rizika v kuchyni a v pracovním procesu:

• biologická a mikrobiologická – plísně, viry, bakterie

• chemická – zbytky saponátů, pesticidů apod.

• fyzická – cizí předměty – zbytky obalů, vlasy apod.

KONTROLNÍ ČINNOST V HOTELU

Pracovníci provádějící kontrolní činnost jsou povinni:

1. oznámit zahájení kontroly a předložit pověření k provedení kontroly
2. šetřit práva a právem chráněné zájmy kontrolovaných osob
3. zajistit řádnou ochranu odebraných originálních dokladů proti ztrátě, zničení nebo zneužití
4. v případě jejich odebrání vyhotovit o převzetí protokol
5. zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech zjištěných při kontrole a nezneužívat jich
6. pořídit protokol o provedené kontrole, který musí obsahovat:

• označení kontrolního orgánu a jména pracovníků provádějících kont¬rolu • místo a čas provedení kontroly • předmět kontroly • údaje o kontrolované osobě • předmět kontroly a popis zjištěných skutečností • označení dokladů a ostatních materiálů, o které se zjištění opírá • podpisy kontrolujících pracovníků

Kontrolované osoby musí být s protokolem seznámeny, což potvrdí svým podpisem.

Kontrolní pracovníci jsou při kontrole oprávněni

1. vstupovat do objektů, zařízení, prostor, pokud to souvisí s předmětem kontroly
2. požadovat na kontrolovaných osobách poskytnutí pravdivých a úplných informací
3. používat telekomunikačních zařízení kontrolovaných osob, pokud je to k provedení kontroly nezbytné
4. požadovat od kontrolované osoby ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o odstranění nedostatků
5. v případech stanovených zákonem ukládat pokuty